Aide & FAQ

VATIME regroupe au même endroit la gestion de votre équipe : planning (emploi du temps), pointage sur tablette, suivi des heures travaillées et des absences, demandes de congés et exports Excel pour votre comptabilité ou votre expert-comptable.

• Owner : accès complet à l'établissement (équipe, managers, owners, paramètres, abonnement).
• Manager : tableau de bord, pointeuse, emploi du temps, historique, demandes d'absence et gestion des employés. Il ne gère ni les managers ni les owners.
• Employé : son espace personnel (accueil, planning, historique, requêtes, compte). Il pointe sur la tablette.
• Administrateur plateforme : l'équipe VATIME, qui met en place les établissements.

La création de l'établissement et du premier compte owner est réalisée par VATIME lors de la mise en place. Écrivez-nous à [email protected] pour démarrer.

Une fois votre accès créé, connectez-vous : si vous gérez plusieurs établissements, choisissez celui sur lequel vous travaillez. Vous pouvez changer d'établissement à tout moment via le lien « Changer d'établissement » de la barre latérale.

1. Paramètres → Établissement : réglez la plage horaire du planning, la granularité des créneaux, le seuil d'anomalie, l'intervalle de 2FA et le type d'établissement.
2. Paramètres → Équipe : ajoutez vos employés, puis vos managers et owners (voir la rubrique « Gérer l'équipe »).
3. Faites activer la 2FA pour chaque manager et owner (voir la rubrique 2FA), et pour les employés disposant d'un accès web.
4. Préparez la tablette de pointage et activez le mode borne (voir « Pointeuse et tablette »).
5. Créez les shifts de la semaine dans l'emploi du temps et publiez-les.
6. Vérifiez l'abonnement dans Paramètres → Abonnement.

Le code 2FA est généré par l'application Google Authenticator, à installer sur le téléphone de la personne concernée.

1. Installez Google Authenticator sur le téléphone de l'employé ou du manager.
2. Une fois le compte créé dans Paramètres → Équipe, renseignez l'adresse e-mail de la personne dans nom d'utilisateur et adresse e-mail, puis définissez un mot de passe temporaire, avec elle ou sans elle. Elle peut ensuite modifier son mot de passe depuis son espace (rubrique Compte) si vous lui communiquez le mot de passe temporaire.
3. Une fois le mot de passe et l'adresse e-mail renseignés, déconnectez-vous puis reconnectez-vous avec l'adresse e-mail et le mot de passe de l'utilisateur, depuis l'appareil où vous souhaitez paramétrer la 2FA.
4. Un QR code s'affiche : c'est celui que l'employé ou le manager doit scanner avec Google Authenticator sur son téléphone.
5. Pour valider la procédure, saisissez le code à 6 chiffres affiché par Google Authenticator.

Ce code Google Authenticator permettra ensuite à la personne de pointer sur la tablette mise à disposition, et d'accéder à l'espace employé.

• La 2FA d'un employé n'est activée que s'il dispose d'un mot de passe (donc d'un accès web). Sans mot de passe, l'employé pointe uniquement avec son PIN.
• Avec un accès web, la mise en place suit la même procédure que pour un manager (QR code puis code à 6 chiffres à la première connexion).
• Sur la tablette, l'employé saisit son PIN puis le code Google Authenticator.

1. Un owner ou un manager ouvre Paramètres → Équipe, repère la personne et choisit Réinitialiser la 2FA.
2. À la prochaine connexion, la personne est invitée à reconfigurer la 2FA : reprenez la procédure ci-dessus (nouveau QR code à scanner sur le nouveau téléphone).

Un owner ou un manager ouvre Paramètres → Équipe → Nouveau mot de passe. Un mot de passe temporaire s'affiche une seule fois : communiquez-le à la personne, qui pourra le modifier depuis son espace (rubrique Compte).

• Le code change toutes les 30 secondes : saisissez le code affiché au moment de la saisie, sans attendre.
• Vérifiez que l'heure du téléphone est réglée sur « automatique » (un décalage d'horloge rend les codes faux).
• Vérifiez que vous avez bien sélectionné le compte VATIME dans Google Authenticator (il peut y avoir plusieurs comptes).

L'ouverture de la page Paramètres demande un code 2FA lorsque le délai défini dans Paramètres → Établissement (Intervalle 2FA, de 1 à 60 minutes) est écoulé. Ce délai protège les réglages sensibles si un poste reste ouvert.

1. Allez dans Paramètres → Équipe puis cliquez sur + Ajouter dans la carte Employés.
2. Renseignez le prénom et le nom (obligatoires), les heures par semaine du contrat, et si besoin l'e-mail.
3. Définissez un PIN de 4 à 6 chiffres : c'est le code de pointage sur la tablette.
4. Ajoutez un mot de passe uniquement si l'employé doit accéder à son espace web. Cela active aussi la 2FA (voir rubrique 2).
5. Renseignez les soldes de congés payés et de RTT de départ, et la zone de travail si votre établissement est un restaurant.

Limite : 20 employés par établissement.

Dans la liste Équipe, ouvrez le menu (⋮) de la personne :

• Modifier : identité, heures de contrat, soldes congés/RTT, zone, PIN et mot de passe.
• Désactiver / Activer : une personne désactivée n'apparaît plus sur la pointeuse. Son historique est conservé. Préférez cette option au départ d'un salarié.
• Nouveau PIN : génère un nouveau PIN temporaire, affiché une seule fois.
• Supprimer : suppression définitive (action irréversible).

1. Réservé aux owners (et administrateurs) : Paramètres → Équipe → carte Managers → + Ajouter.
2. Renseignez le nom d'utilisateur, l'e-mail et un mot de passe temporaire (obligatoire à la création), puis suivez la procédure 2FA (rubrique 2).
3. Renseignez les heures de contrat, le téléphone, les soldes de congés payés et de RTT, et la zone de travail (restaurant).

Limite : 5 managers par établissement. Les soldes de congés et RTT se mettent à jour automatiquement à chaque demande approuvée (voir rubrique 7).

• Un owner ajoute un autre owner dans Paramètres → Équipe → carte Owners (limite : 5 par établissement). Renseignez nom d'utilisateur, e-mail, mot de passe, nom de l'entreprise et heures de contrat, puis suivez la procédure 2FA.
• Un owner qui souhaite apparaître sur le tableau de bord et la pointeuse active Visibilité (« Afficher sur l'application ») dans Paramètres → Visibilité.
• Le dernier owner d'un établissement ne peut pas être supprimé, et vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte.

• Manager : onglet Équipe uniquement (employés).
• Owner : Équipe (employés, managers, owners), Mon profil, Visibilité, Établissement, Abonnement.

Chaque employé et manager dispose d'un solde de congés payés et d'un solde de RTT en jours entiers. Vous pouvez les renseigner ou les corriger dans leur fiche (Modifier). Ils sont décrémentés automatiquement lorsqu'une demande de congé ou de RTT est approuvée. Le solde peut devenir négatif (un congé anticipé reste possible) : il apparaît alors en rouge.

1. Sur la tablette, connectez-vous avec un compte manager ou owner, puis ouvrez Pointeuse dans le menu.
2. Appuyez sur Mode Borne pour passer en plein écran : la tablette devient un terminal de pointage.
3. Laissez la tablette sur la page Pointeuse. Les employés choisissent leur nom sur l'écran.

Le bouton Mode Borne permet aussi de quitter le plein écran (appuyez à nouveau dessus, ou sur la touche Échap sur un clavier).

1. Touchez votre carte sur l'écran.
2. Saisissez votre PIN (si vous n'avez pas de 2FA), ou directement votre code Google Authenticator (managers, owners, et employés avec accès web). Pour un employé avec 2FA : PIN puis code.
3. VATIME enregistre automatiquement une entrée ou une sortie, en fonction de votre dernier pointage. Un message de confirmation s'affiche.

Si la sortie est enregistrée après l'heure de fin de service de l'établissement, elle est automatiquement ramenée à cette heure limite et un message l'indique.

Quand le mode borne est actif, ouvrir le tableau de bord, l'emploi du temps ou les paramètres demande l'accès gestion : choisissez votre nom et saisissez votre code Google Authenticator. L'accès reste valable 8 heures. Les paramètres ne sont accessibles qu'aux owners.

Pour rendre la tablette à nouveau réservée au pointage, réactivez le mode borne.

VATIME compare chaque pointage au shift prévu. Une anomalie est signalée lorsque l'écart dépasse le seuil d'anomalie de l'établissement (de 5 à 60 minutes) : retard, arrivée ou départ anticipé, heure supplémentaire, ou pointage de sortie manquant.

Pour corriger un oubli, un manager ouvre l'Historique, repère la ligne concernée et clique sur le crayon Modifier ce pointage. La modification est journalisée.

1. Ouvrez Emploi du temps.
2. Cliquez sur + Ajouter un shift, ou directement sur le créneau souhaité dans la grille.
3. Choisissez l'employé, le type, la date et les heures de début et de fin, puis enregistrez.

• Shift : un temps de travail (compté dans les heures planifiées et travaillées).
• Congé, RTT, Sans solde : absences non travaillées, chacune avec sa couleur.
• Arrêt maladie, Accident du travail, Maternité, Paternité, Enfant malade, Événement familial, Convocation administrative : autres absences, également colorées.

Dans la vue tableau, le texte « Shift » est coloré selon le moment de la journée : orange pour le matin (A.M.) et indigo pour le soir (P.M.).

Cliquez sur le shift dans la grille pour ouvrir sa fiche : vous pouvez modifier les heures, le type ou l'employé, ou le supprimer. Les actions sont journalisées.

Le bouton Dupliquer une semaine copie les shifts d'une semaine vers une autre : pratique pour reprendre un planning type. Vérifiez ensuite les jours fériés, les congés et les absences déjà enregistrés.

• Calendrier : vue Mois, Semaine ou Jour, avec le récapitulatif des heures de la semaine (shifts uniquement).
• Tableau : une ligne par employé et une colonne par jour, avec la distinction Matin / Soir. Basculez avec l'icône en haut à droite.
• Sur téléphone, la vue tableau s'affiche en cartes empilées, un bloc par employé.

Saisissez la poignée ⋮⋮ à gauche du nom d'un employé et glissez-la vers le haut ou le bas. L'ordre est mémorisé sur le navigateur utilisé. Le filtre par personne doit être sur « Tous » pour réorganiser.

En vue tableau, semaine, cliquez sur le bouton Excel : vous obtenez la grille hebdomadaire de l'équipe (matin / soir / absences), prête à être imprimée et affichée en salle.

Choisissez la période (Jour, Semaine ou Mois) et naviguez avec les flèches. Pour chaque personne, vous voyez les heures planifiées, les heures travaillées, l'écart, et les absences (maladie, congé, autres absences). Dépliez une ligne pour voir le détail des shifts et des pointages.

• Travail : les heures réelles du shift (de début à fin).
• Absence : selon la convention française, une journée d'absence compte 7 heures, quelle que soit l'amplitude affichée dans l'emploi du temps.

Les totaux « Heures planifiées » ne comprennent que les shifts travaillés.

Cliquez sur Export Excel dans l'historique. Le fichier contient plusieurs feuilles :

• Récapitulatif : par personne, heures planifiées, travaillées, maladie, congé, autres absences et écart.
• Shifts planifiés : le détail de chaque shift.
• Pointages : chaque entrée et sortie, avec le statut et les anomalies.
• Fiche paie : une ligne par personne, avec les heures supplémentaires, manquantes, maladie, congé et autres absences, prête à être transmise.
• Croisement : chaque shift confronté à son pointage (conforme, anomalie, non pointé).

Vérifiez les données avant de les transmettre à votre expert-comptable ou à votre logiciel de paie : VATIME facilite le calcul, mais la responsabilité de la paie reste celle de l'établissement.

1. Ouvrez l'onglet Demandes. Le badge orange indique le nombre de demandes à traiter.
2. L'onglet Non traité liste les demandes en attente, avec le motif et le document joint éventuel.
3. Approuver : une confirmation s'affiche. Si des shifts existent déjà sur la période, ils seront recolorés au type de l'absence (horaires conservés). Les jours sans shift reçoivent une absence de 7 heures. Le solde de congés ou de RTT est décrémenté.
4. Refuser : vous pouvez indiquer un motif, que l'employé voit dans son espace.
5. Les demandes traitées passent dans l'onglet Traité, avec le décideur, la date et le nombre de shifts recolorés.

Un justificatif est obligatoire pour : arrêt maladie, accident du travail, maternité, paternité et convocation administrative. Pour les autres types, il est facultatif. La personne concernée et les managers / owners de l'établissement peuvent consulter le justificatif depuis la demande ; les liens d'accès sont temporaires.

La durée se compte en jours calendaires entiers : du premier au dernier jour inclus, week-ends compris. Une demande ne peut pas chevaucher une autre demande en attente ou approuvée.

Rendez-vous sur la page de connexion avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. Si la 2FA est active pour votre compte, saisissez ensuite le code Google Authenticator.

• Accueil : votre prochain shift, avec le jour et l'horaire.
• Planning : vos shifts, congés et absences en vue jour, semaine ou mois, avec l'état de vos pointages.
• Historique : vos pointages et vos absences sur une période.
• Requêtes : vos demandes de congés et d'absences, leur statut, et le bouton + Nouvelle demande.
• Compte : vos informations personnelles, votre mot de passe, vos soldes de congés payés et de RTT.

1. Dans Requêtes, cliquez sur + Nouvelle demande.
2. Choisissez le type, les dates de début et de fin, et ajoutez un motif si vous le souhaitez.
3. Joignez le document justificatif si le type l'exige (il est alors marqué « obligatoire »).
4. Envoyez la demande : elle apparaît en « En attente » jusqu'au traitement par votre manager.

Tant que la demande est en attente, vous pouvez la annuler. Une fois approuvée ou refusée, elle n'est plus modifiable : contactez votre manager en cas de besoin.

• Heure de début et de fin : la plage affichée dans l'emploi du temps (au-delà de minuit si votre service se termine tard).
• Granularité : 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure, selon la précision de vos horaires.

• Seuil d'anomalie (5 à 60 minutes) : au-delà de cet écart avec le shift prévu, le pointage est signalé comme anomalie.
• Intervalle 2FA (1 à 60 minutes) : délai au-delà duquel la page Paramètres redemande un code 2FA.

Choisissez Restaurants, Bars, Cafés ou Magasins / Commerces. Ce choix détermine les créneaux de référence du classement Matin / Soir (A.M. / P.M.) dans le planning et l'export Excel : 12h et 20h pour un restaurant, 10h30 et 15h30 pour un commerce. Un shift qui couvre les deux créneaux (ex : 8h → 17h) est classé Journée complète (« JOUR »). Les zones de travail (salle / cuisine) ne concernent que les restaurants.

Si vos équipes pointent en début et en fin de journée (ex : 8h → 17h) avec une pause déjeuner non rémunérée, définissez sa durée (de 30 min à 2h) dans Paramètres → Établissement. Le shift reste affiché 8h → 17h dans l'emploi du temps, mais la pause est déduite des heures planifiées et travaillées : dashboard, historique, récapitulatif hebdomadaire et exports Excel (repérable par l'icône ☕).

La pause ne s'applique qu'aux journées complètes. Si un employé pointe lui-même sa sortie pour déjeuner, cette interruption compte déjà comme pause : seul le complément éventuel est déduit, jamais deux fois.

1. Dans Paramètres → Équipe, ouvrez la fiche d'une personne (employé, manager ou owner) et choisissez sa zone de travail : Salle, Cuisine, ou « Non renseigné ».
2. Dans Paramètres → Établissement, activez Afficher les icônes de zone.

Une icône (cloche de service pour la salle, toque pour la cuisine) s'affiche alors à côté du nom dans le tableau de bord, la pointeuse, l'emploi du temps et l'historique.

Dans Paramètres → Abonnement, le bouton Gérer l'abonnement ouvre le portail de paiement sécurisé : vous y changez de moyen de paiement, consultez et téléchargez vos factures.

• Période d'essai : l'accès est complet. Ajoutez un moyen de paiement avant la fin de l'essai pour éviter toute interruption.
• Actif : tout fonctionne normalement.
• Paiement en retard : régularisez le paiement depuis le portail pour conserver l'accès.
• Suspendu : l'accès est suspendu jusqu'à régularisation.
• Résilié : conformément aux CGV, un accès en lecture seule à vos données est conservé pendant 30 jours, puis les données sont supprimées selon notre politique de rétention.

Consultez nos Conditions générales de vente, ou écrivez-nous à [email protected].

• Chaque employé voit ses propres pointages, shifts et demandes.
• Les managers et owners voient les données de l'établissement, y compris les justificatifs d'absence.
• Les justificatifs d'absence (arrêts maladie, accidents du travail, maternité, paternité) sont des données de santé : ils sont traités avec une confidentialité renforcée, consultables par la personne concernée et par les managers / owners de l'établissement, et accessibles uniquement via des liens temporaires.

• Ne partagez jamais votre code Google Authenticator ni votre PIN.
• Ne laissez pas la tablette de pointage en accès gestion sans surveillance.
• Désactivez le compte d'une personne qui quitte l'établissement, et réinitialisez son mot de passe si besoin.
• Les actions sensibles (modifications d'équipe, de pointages, de shifts, de paramètres) sont journalisées.

Pour exercer vos droits d'accès, de rectification ou d'effacement, consultez notre Politique de confidentialité ou écrivez à [email protected].

• Vérifiez le PIN ou le code 2FA (voir la rubrique 2 pour le code).
• Vérifiez que votre compte est actif dans Paramètres → Équipe.
• Vérifiez la connexion internet de la tablette.
• En cas d'échec répété, un manager ou owner peut vous donner un nouveau PIN ou corriger le pointage.

Les accès dépendent du rôle (voir « Qui peut gérer quoi »). Un employé n'a pas accès au tableau de bord ni aux paramètres. Si votre rôle devrait donner accès à une fonctionnalité, écrivez-nous.

Trois conditions sont nécessaires : l'établissement est de type Restaurant, l'option Afficher les icônes de zone est activée, et la personne a une zone de travail renseignée.

Vérifiez la semaine affichée (flèches de navigation, bouton « Aujourd'hui »), le filtre par personne (remettez « Tous »), et la plage horaire de l'établissement : un shift en dehors de cette plage peut être masqué.

Une demande reste « En attente » tant qu'un manager ou un owner ne l'a pas traitée. Relancez votre manager directement. Les demandes traitées apparaissent avec leur statut et, en cas de refus, le motif.

Écrivez-nous à [email protected] en précisant votre établissement, votre rôle et ce que vous essayez de faire.